Thực đơn
Media richness theory
Information richness được Daft và Lengel định nghĩa là "khả năng thông tin thay đổi sự hiểu biết trong một khoảng thời gian".
MRT cho rằng tất cả các phương tiện truyền thông khác nhau về khả năng cho phép người dùng giao tiếp và thay đổi sự hiểu biết. Mức độ của khả năng này được gọi là độ "richness" của một phương tiện. MRT đặt tất cả các phương tiện truyền thông trên mức độ liên tục dựa trên khả năng truyền đạt đầy đủ một thông điệp phức tạp.[4] Phương tiện truyền thông có thể khắc phục một cách hiệu quả các hệ quy chiếu khác nhau và làm rõ các vấn đề mơ hồ được coi là "rich" hơn, trái lại, phương tiện đòi hỏi nhiều thời gian hơn để truyền đạt sự hiểu biết được coi là ít "rich" hơn. Dựa trên Lý thuyết quyền biến và Information Processing Theory, MRT đưa ra giả thuyết rằng phương tiện truyền thông cá nhân, "rich" hơn thường hiệu quả hơn trong việc truyền đạt các vấn đề không rõ ràng, trái ngược với phương tiện truyền thông "lean" hơn.
Một tác nhân chính trong việc chọn phương tiện truyền thông cho một tin nhắn cụ thể là để giúp giảm sự mập mờ hoặc giải thích sai của tin nhắn đó. Nếu một thông điệp có nhiều nghĩa, nó không rõ ràng và do đó người nhận khó giải mã hơn. Một thông điệp càng không rõ ràng thì càng cần có nhiều tín hiệu và dữ liệu cần thiết để giải thích nó một cách chính xác. Ví dụ, một tin nhắn đơn giản nhằm sắp xếp thời gian và địa điểm cuộc họp có thể được truyền đạt trong một email ngắn, nhưng một tin nhắn chi tiết hơn về hiệu suất làm việc và những kỳ vọng của một người sẽ được truyền đạt tốt hơn thông qua tương tác trực tiếp.
Lý thuyết được minh họa bằng một sơ đồ với hai trục là độ không rõ ràng và độ không chắc chắn từ thấp đến cao. Độ không rõ ràng thấp và độ không chắc chắn thấp thể hiện cho một tình huống rõ ràng, được xác định rõ; độ không rõ ràng cao và độ không chắc chắn cao cho thấy các sự kiện mơ hồ cần được các nhà quản lý làm rõ. Daft và Lengel cũng nhấn mạnh rằng sự rõ ràng của thông điệp có thể bị ảnh hưởng khi nhiều bộ phận giao tiếp với nhau, vì các bộ phận có thể được đào tạo với các bộ kỹ năng khác nhau hoặc có các mâu thuẫn trong chuẩn mực giao tiếp.
Trong bài viết năm 1988 về MRT, Daft và Lengel cho rằng, "Càng nhiều kiến thức được truyền tải qua một phương tiện thì phương tiện đó càng "rich" hơn."[5] Media richness là một hàm đặc trưng bao gồm:[5][6]
"Rich media" chỉ khả năng chứa và truyền tải nhiều tín hiệu đồng thời và thường xuyên, cung cấp phản hồi trực quan và biểu cảm khuôn mặt, cho phép phản hồi nhanh chóng, tập trung trực tiếp, có mục tiêu và hỗ trợ cao cho sự rõ ràng của ngôn ngữ. Ví dụ về rich media bao gồm giao tiếp trực tiếp và hội nghị truyền hình.
Ngược lại, "lean media" thường có bản chất không đồng thời, chỉ chứa một số lượng rất nhỏ các phản hồi trực quan (nếu có), có tốc độ tương tác chậm hơn và thường bị diễn giải một cách mơ hồ hoặc theo nhiều cách hiểu bởi người nhận. Các ví dụ của "lean media" bao gồm thư từ, các báo cáo và (có thể là) email.
"Rich media" phù hợp cho việc truyền tải nội dung tới một người đánh giá cao sự hỗ trợ cá nhân và cho việc giải thích, thảo luận về các khái niệm phức tạp.
Tuy nhiên, "rich media" không phải luôn là cách tốt nhất. Đôi khi, bạn sẽ muốn dùng "lean media" nếu bạn mong muốn đạt được sự ngắn gọn, nhanh chóng. Và "lean media" thường được dùng để giao tiếp với một nhóm lớn.
MRT dự đoán rằng các nhà quản trị sẽ chọn phương thức giao tiếp dựa trên việc sắp xếp sự không rõ ràng của thông điệp với độ richness của phương tiện. Nói cách khác, các kênh truyền thông sẽ được chọn dựa trên mức độ giao tiếp của chúng. Tuy nhiên, các yếu tố khác, chẳng hạn như các tài nguyên có sẵn cho người giao tiếp, cũng đóng vai trò quan trọng. Dự đoán của Daft và Lengel cho rằng các nhà quản trị tập trung nhiều nhất vào hiệu quả của công việc (nghĩa là đạt được mục tiêu giao tiếp hiệu quả nhất có thể) và không xem xét các yếu tố khác, như phát triển và duy trì mối quan hệ.[7] Các nhà nghiên cứu sau đó đã chỉ ra rằng thái độ đối với một phương tiện có thể không dự đoán chính xác khả năng sử dụng phương tiện đó của một người so với người khác, vì việc sử dụng phương tiện không phải lúc nào cũng là tự nguyện. Nếu các chỉ tiêu và tài nguyên của một tổ chức hỗ trợ một phương tiện, người quản lý có thể khó chọn một hình thức khác để truyền đạt thông điệp của mình.[8]
Social presence (tạm dich: Sự hiện diện xã hội) đề cập đến mức độ mà một phương tiện cho phép người giao tiếp trải nghiệm các yếu tố khác như hiện diện về mặt tâm lý hoặc mức độ mà một phương tiện được cảm nhận để truyền đạt sự hiện diện thực tế của những người tham gia giao tiếp. Các công việc liên quan đến các kỹ năng giữa các cá nhân, như giải quyết các bất đồng hoặc đàm phán, đòi hỏi social presence cao, trong khi các công việc như trao đổi thông tin thường xuyên đòi hỏi ít social presence. Do đó, các phương tiện truyền thông trực tiếp như các cuộc họp nhóm thích hợp hơn để thực hiện các công việc đòi hỏi social presence cao; phương tiện truyền thông như email và thư viết phù hợp hơn cho các công việc đòi hỏi social presence thấp.[9]
Một mô hình khác có liên quan đến MRT như là một sự thay thế, đặc biệt là trong việc lựa chọn một phương tiện thích hợp, là social influence model (tạm dịch: Mô hình ảnh hưởng xã hội). Làm thế nào chúng ta nhận thức được phương tiện truyền thông sẽ nằm ở mức độ "richness" nào, phụ thuộc vào "nhận thức về các đặc điểm truyền thông được tạo ra theo xã hội", phản ánh các lực lượng xã hội và các chuẩn mực xã hội trong môi trường hiện tại và bối cảnh quyết định cần sử dụng.[10] Mỗi tổ chức sẽ có sự khác nhau trong mục tiêu đang cố gắng đạt được và các công việc đang cố gắng hoàn thành. Do đó, với các nền văn hóa và môi trường tổ chức khác nhau, cách thức mỗi tổ chức nhận thức về một phương tiện là khác nhau và kết quả là cách thức mỗi tổ chức sử dụng phương tiện truyền thông và thấy truyền thông là "rich" nhiều hay ít sẽ khác nhau.
Các nhà giao tiếp cũng xem xét thông điệp cá nhân như thế nào khi xác định phương tiện thích hợp để giao tiếp. Nói chung, "richer media" mang tính cá nhân hơn vì chúng bao gồm tín hiệu phi ngôn ngữ và ngôn ngữ, ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ báo hiệu phản ứng của một người đối với thông điệp. Rich media có thể thúc đẩy mối quan hệ chặt chẽ hơn giữa nhà quản trị và cấp dưới. Tính chất truyền cảm của thông điệp cũng có thể có ảnh hưởng đến phương tiện được chọn. Nhà quản trị có thể muốn truyền đạt thông điệp tiêu cực trực tiếp hoặc thông qua richer media, ngay cả khi tính không rõ ràng của thông điệp không cao, để tạo điều kiện cho mối quan hệ tốt hơn với cấp dưới. Mặt khác, việc gửi một thông điệp tiêu cực qua leaner media sẽ làm suy yếu sự đổ lỗi ngay lập tức đối với người gửi thông điệp và ngăn họ quan sát phản ứng của người nhận.
Khi các mô hình kinh doanh hiện tại thay đổi, việc cho phép nhiều nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng hơn khiến các tổ chức phải suy nghĩ lại về sự phụ thuộc vào giao tiếp trực tiếp. Hơn nữa, việc lo lắng về sự tăng thêm các kênh "lean"phải bị loại bỏ. Trong bối cảnh hiện tại, các nhà quản trị phải quyết định thông qua phương pháp thử và sai để chọn ra phương tiện tối ưu cho từng tình huống. Kinh doanh đang được tiến hành trên quy mô toàn cầu. Để tiết kiệm tiền và giảm thời gian đi lại, các tổ chức phải áp dụng phương tiện truyền thông mới để luôn cập nhật các nghiệp vụ kinh doanh trong thời hiện đại.
Vào tháng 4 năm 1993, Valacich et al. đề xuất rằng theo phương tiện truyền thông mới, tính đồng thời được đưa vào như một đặc điểm bổ sung để xác định độ richness của một phương tiện truyền thông. Họ định nghĩa tính đồng thời của môi trường thể hiện "khả năng truyền thông của môi trường để hỗ trợ các giai đoạn giao tiếp riêng biệt, mà không làm mất đi bất kỳ giai đoạn nào khác có thể xảy ra đồng thời giữa các cá nhân giống nhau hoặc khác nhau."[11] Ngoài ra, họ giải thích rằng trong khi ý tưởng của tính đồng thời có thể được áp dụng cho các phương tiện được mô tả trong các lý thuyết ban đầu của Daft và Lengel, phương tiện mới cung cấp một cơ hội lớn hơn cho tính đồng thời hơn bao giờ hết.
Thực đơn
Media richness theoryLiên quan
Tài liệu tham khảo
WikiPedia: Media richness theory